Edukiak
Datu-baseak (DB) aipatzean, burura datorkigun lehen gauza, noski, SQL, Oracle, 1C edo, gutxienez, Access bezalako hitz mota guztiak dira. Jakina, oso programa indartsuak dira (eta garestiak gehienetan) eta datu askorekin enpresa handi eta konplexu baten lana automatiza dezakete. Arazoa da batzuetan botere hori besterik ez dela behar. Zure negozioa txikia izan daiteke eta negozio prozesu nahiko sinpleak ditu, baina automatizatu ere egin nahi duzu. Eta enpresa txikientzat izaten da hori bizirauteko kontua.
Hasteko, formula dezagun TOR. Kasu gehienetan, kontabilitate datu-base batek, adibidez, salmenta klasikoak gai izan beharko luke:
- mantentzeko tauletan salgaien (prezioa), egindako transakzioei eta bezeroei buruzko informazioa eta lotu taula hauek elkarren artean
- eroso izan sarrera inprimakiak datuak (gotibeherako zerrendekin, etab.)
- automatikoki bete datu batzuk inprimatutako formak (ordainketak, fakturak, etab.)
- beharrezkoak igorri txostenak negozio-prozesu osoa kudeatzailearen ikuspuntutik kontrolatzeko
Microsoft Excel-ek hori guztia kudeatu dezake ahalegin txiki batekin. Saia gaitezen hau gauzatzen.
1. urratsa. Hasierako datuak taulen moduan
Produktuei, salmentei eta bezeroei buruzko informazioa hiru taulatan gordeko dugu (fitxa berean edo ezberdinetan – berdin dio). Funtsean garrantzitsua da tamaina automatikoa duten "mahai adimendun" bihurtzea, etorkizunean ez pentsatzeko. Hau komandoarekin egiten da Taula gisa formatua fitxa Hasiera (Hasiera — Taula gisa formatu). Ondoren agertzen den fitxan Constructor (Diseinua) eman taulei eremuan izen deskribatzaileak Taularen izena geroago erabiltzeko:
Guztira, hiru "taula adimendun" lortu beharko genituzke:
Kontuan izan taulek datu argigarri osagarriak izan ditzaketela. Beraz, adibidez, gure Prezioaproduktu bakoitzaren kategoriari (produktu taldea, bilketa, pisua, etab.) eta taulari buruzko informazio gehigarria jasotzen du Bezero — horietako bakoitzaren hiria eta eskualdea (helbidea, TIN, banku-datuak, etab.).
Taula salmentak geroago erabiliko dugu amaitutako transakzioak bertan sartzeko.
2. urratsa. Sortu datuak sartzeko formularioa
Jakina, salmenta-datuak zuzenean sar ditzakezu taula berdean salmentak, baina hori ez da beti komenigarria eta "giza faktorea" dela eta akatsak eta akatsak agertzea dakar. Hori dela eta, hobe litzateke inprimaki berezi bat egitea honelako zerbaiten orri bereizi batean datuak sartzeko:
B3 gelaxkan, uneko data-ordu eguneratua lortzeko, erabili funtzioa TDATA (ORAIN). Denbora behar ez bada, horren ordez TDATA funtzioa aplika daiteke GAUR (GAUR).
B11 gelaxkan, aurkitu hautatutako produktuaren prezioa taula adimendunaren hirugarren zutabean Prezioa funtzioa erabiliz VPR (VLOOKUP). Aurretik aurkitu ez baduzu, irakurri eta ikusi hemen bideoa.
B7 gelaxkan, goitibeherako zerrenda bat behar dugu prezioen zerrendako produktuekin. Horretarako komandoa erabil dezakezu Datuak – Datuen baliozkotzea (Datuak — Balioztatzea), zehaztu muga gisa zerrenda (Zerrenda) eta gero eremuan sartu Iturria (Iturria) zutaberako esteka izena gure mahai adimendunetik Prezioa:
Era berean, bezeroekin goitibeherako zerrenda bat sortzen da, baina iturria estuagoa izango da:
=ZEHARKOAK ("Bezeroak[Bezeroa]")
Funtzio ZEHARKOAK (ZEHARKA) beharrezkoa da, kasu honetan, Excel-ek, zoritxarrez, ez dituelako ulertzen Iturria eremuan taula adimendunetarako lotura zuzenak. Baina esteka bera funtzio batean "bilduta". ZEHARKOAK aldi berean, kolpearekin funtzionatzen du (horri buruzko informazio gehiago edukiarekin goitibeherako zerrendak sortzeari buruzko artikuluan zegoen).
3. urratsa. Salmenten sarrera-makro bat gehitzea
Inprimakia bete ondoren, bertan sartutako datuak taularen amaieran gehitu behar dituzu salmentak. Esteka sinpleak erabiliz, formularioaren azpian gehitzeko lerro bat osatuko dugu:
Horiek. A20 zelulak =B3-rako esteka izango du, B20 gelaxkak =B7-rako esteka eta abar.
Orain gehitu dezagun 2 lerroko oinarrizko makro bat, sortutako katea kopiatzen duena eta Salmenten taulara gehitzen duena. Horretarako, sakatu konbinazioa Alt + F11 edo botoia Visual Basic fitxa developer (Garatzailea). Fitxa hau ikusten ez bada, gaitu lehenik ezarpenetan Fitxategia – Aukerak – Zinta konfigurazioa (Fitxategia — Aukerak — Pertsonalizatu zinta). Irekitzen den Visual Basic editorearen leihoan, sartu modulu huts berri bat menuan Txertatu – Modulua eta sartu gure makro kodea bertan:
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Range("A20:E20").Copy 'Copy the data line from the form n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Errenkada 'zehaztu taulako azken errenkadaren zenbakia. Salmenta-orriak ("Salmentak"). Gelaxkak (n + 1, 1). ItsatsiSpecial Paste:=xlPasteValues itsatsi hurrengo lerro hutsean Lan-orrietan ("Sarrera inprimakia").Barrutia ("B5, B7, B9"). ClearContents 'garbitu amaierako azpi-inprimakia Orain botoi bat gehi dezakegu gure formularioan sortutako makroa exekutatzeko goitibeherako zerrenda erabiliz Txertatu fitxa developer (Garatzailea — Txertatu — Botoia):
Marraztu ondoren, saguaren ezkerreko botoia sakatuta edukita, Excel-ek zein makro esleitu behar diozun galdetuko dizu - hautatu gure makroa Gehitu_Saldu. Botoi bateko testua alda dezakezu eskuineko botoiarekin klik eginez eta komandoa hautatuz Aldatu testua.
Orain, formularioa bete ondoren, gure botoian klik egin besterik ez duzu egin, eta sartutako datuak automatikoki gehituko dira taulara salmentak, eta, ondoren, inprimakia garbitu egiten da akordio berri bat sartzeko.
4. urratsa Taulak lotzea
Txostena eraiki aurretik, lo ditzagun gure taulak, gero eskualde, bezero edo kategoriaren arabera salmentak azkar kalkulatu ahal izateko. Excel-en bertsio zaharretan, hainbat funtzio erabiltzea eskatuko litzateke. VPR (VLOOKUP) prezioak, kategoriak, bezeroak, hiriak eta abar mahaira ordezkatzeagatik salmentak. Horrek denbora eta esfortzua eskatzen digu, eta Excel baliabide asko "jaten" ere bai. Excel 2013-tik hasita, dena askoz ere errazago inplementa daiteke taulen arteko harremanak ezarriz.
Horretarako, fitxan Data (Data) klik egin Harreman (Harremanak). Agertzen den leihoan, egin klik botoian Sortu (Berria) eta hautatu goitibeherako zerrendetatik erlazionatu behar diren taulak eta zutabe-izenak:
Puntu garrantzitsu bat: taulak ordena honetan zehaztu behar dira, hau da, taula estekatua (Prezioa) ez du eduki behar gako-zutabean (izena) produktu bikoiztuak, taulan gertatzen den bezala salmentak. Beste era batera esanda, erlazionatutako taulak datuak erabiliz bilatuko dituzun bat izan behar du VPRerabiliko balitz.
Jakina, mahaia antzeko modu batean lotuta dago salmentak mahaiarekin Bezero zutabe komunen arabera Customer:
Estekak konfiguratu ondoren, estekak kudeatzeko leihoa itxi daiteke; ez duzu prozedura hau errepikatu beharrik.
5. urratsa. Laburpena erabiliz txostenak eraikitzen ditugu
Orain, salmentak aztertzeko eta prozesuaren dinamikaren jarraipena egiteko, sor ditzagun, adibidez, txosten moduko bat taula dinamiko bat erabiliz. Ezarri gelaxka aktiboa taulan salmentak eta hautatu zintako fitxa Txertatu - Taula dinamikoa (Txertatu — taula dinamikoa). Irekitzen den leihoan, Excel-ek datu-iturburuari buruz galdetuko digu (hau da, taula salmentak) eta txostena igotzeko tokia (ahal bada orri berri batean):
Ezinbestekoa da kontrol-laukia gaitu behar dela Gehitu datu hauek datu-ereduari (Gehitu datuak Datu ereduari) leihoaren behealdean, Excel-ek uneko taulan ez ezik, erlazio guztiak ere erabili nahi ditugula txosten bat eraiki nahi dugula uler dezan.
Klik egin ondoren OK leihoaren eskuineko erdian panel bat agertuko da Taula dinamikoko eremuaknon egin klik estekan guztiakoraingoa ez ezik, liburuan dauden “mahai adimentsu” guztiak aldi berean ikusteko. Eta gero, taula dinamiko klasikoan bezala, erlazionatutako edozein tauletatik behar ditugun eremuak eremura arrastatu ditzakezu iragazkiak, Lerroak, Stolbtsov or Balioak – eta Excel-ek berehala eraikiko du fitxan behar dugun edozein txosten:
Ez ahaztu taula dinamikoa aldian-aldian eguneratu behar dela (iturburuko datuak aldatzen direnean) gainean eskuineko botoiarekin klik eginez eta komandoa hautatuz. Eguneratu eta Gorde (Freskatu), ezin duelako automatikoki egin.
Gainera, laburpeneko edozein gelaxka hautatuz eta botoia sakatuz Pibota-taula (Diagrama dinamikoa) fitxa Analisia (Analisia) or parametroak (Aukerak) bertan kalkulatutako emaitzak azkar ikus ditzakezu.
6. urratsa. Bete inprimagarriak
Edozein datu-baseren ohiko beste zeregin bat inprimatutako hainbat inprimaki eta inprimaki automatikoki betetzea da (fakturak, fakturak, aktak, etab.). Dagoeneko idatzi nuen hori egiteko moduetako bati buruz. Hemen inplementatzen dugu, adibidez, formularioa kontu-zenbakiaren arabera betez:
Suposatzen da C2 gelaxkan erabiltzaileak zenbaki bat sartuko duela (taulan errenkada zenbakia salmentak, hain zuzen), eta gero behar ditugun datuak lehendik ezagutzen den funtzioa erabiliz ateratzen dira VPR (VLOOKUP) eta ezaugarriak INDEX (AURKIBIDEA).
- Nola erabili VLOOKUP funtzioa balioak bilatzeko eta bilatzeko
- Nola ordezkatu VLOOKUP INDEX eta MATCH funtzioekin
- Inprimakiak eta formularioak automatikoki betetzea taulako datuekin
- Txostenak sortzea taula dinamikoekin