Edukiak
Denboraren kudeaketa «Dudan lanarekin eta alferrikako bilera batean harrapatuta nago»
Pilar Lloret ekonomialariak «30 minutuko bileretan» azaldu du laneko hitzordu horiek gehienez nola optimizatu
Lanean bilera berri baten berri ematen zaizunean axolagabekeriaz eta dimisioz zurrungaka jotzen baduzu, zerbait gaizki dago. Laneko hitzordu hauek gure lan profesionala hobetzeko tresnak izan behar dute, eta askotan denbora galtzea besterik ez dira izaten.
Egoera hori - dirudiena baino askoz ere arruntagoa - izan zen ekonomialaria bultzatu zuena Pilar Lloret, negozio eta arriskuen analisian espezializatua, idazteko «30 minutuko bilerak»liburua, non, jarraibide eta aholku argien bidez, bilera horien eraginkortasuna handitzeko modua proposatzen duen, bere helburua betez.
Egilearekin hitz egin eta giltzak eskatu genizkion denbora galtzeari uzteko eta behartuta gauden bileretara ahalik eta etekin handiena ateratzeko:
Zergatik da hain garrantzitsua antolakuntza bilera bat antolatzerakoan?
Plangintza eta antolaketa egokia ez badugu, helburuak ez dira argiak izango, ezta eztabaidatu beharreko puntuak, ezta eskuragarri dagoen denbora ere ... Hori dela eta, kontrolik gabeko iraupena eta ez ditugu parte-hartzaileen itxaropenak beteko. Agian zapuztu egin gaitezke eta denon denbora galtzea izango da.
Zer ondorio txar izan ditzake gaizki planifikatuta dagoen eta nahi den helburua lortzen ez den bilera batek?
Ekonomikoki kostuaz gain, gaizki planifikatutako bileretara joatea eta 90, 60 edo 30 minuturen buruan ondoriorik lortzen ez den bitartean parte-hartzaileen pertzepzio negatiboa eta etsipena. Eta egoera honek jarraitzen badu, erraza da denborarekin estresatzea "daukadan lanarekin eta alferrikako bilera batera joan behar izatea" pentsatuz.
Parte hartzaileek antolatzailearekiko duten iritzian ere eragin negatiboa du, kasu gehienetan nagusia izaten baita.
Zergatik da 30 minutuko bilerarik irauten duen denbora egokiena?
30 minutu liburuan planteatzen dudan erronka da, funtzionatzen duten topaketak antolatzen neure esperientzia oinarritzat hartuta. Bistan denez denbora gehiago beharko duten bilerak daude, beste batzuetan, zure helburua gutxiagotan har daiteke eta, jakina, noizbait bileraren 30 edo 60 minutu beraren ordez dei bat edo mezu elektroniko bat ordezkatu daiteke, adibidez.
Nola funtzionatzen du liburuan hitz egiten duzun erabakitzailearen irudiak?
30 minutuko bilera bateko partaideei buruz hitz egiten dugunean, argi izan behar da hori kopuru idealak gehienez bost pertsona izan behar ditu. Zure aukerak zuzena izan behar du. Moderatzailea, koordinatzailea, idazkaria (pertsona bera izan daitezke) eta partaideen figurak bereiz ditzakegu. Printzipioz, 30 minutuko eta gehienez bost laguneko bileran erabakiak hartzea adostasuna da eta ez luke gatazkarik sortu behar.
Nola antolatu beharko genuke bilera ahalik eta eraginkorrena izan dadin?
Bost puntutan laburbildu dezakegu bilera nola antolatu honela. Lehenengoa izango litzateke helburua definitu eta bileraren emaitza. Bigarrena, aukeratu partaide egokiak. Hirugarrena da antolatu bilera; Besteak beste, agenda landu, aukeratu lekua, hasteko ordua eta iraupena eta bidali bileraren funtsezko dokumentuekin batera interesa duten pertsonei behar adina denbora prestatzeko.
Laugarrenik, kontuan hartu behar dugu egituraren diseinua bileren artean, hau da, funtzionamendu arauak eta, jakina, bilerak irauten duen 30 minutuak edukien arabera nola egituratzen diren. Azkenean, garrantzitsua da a egitea bileraren jarraipena. Ziurtatu parte hartzaile guztiek hartutako akordioak ezagutzen dituztela eta, jarraipen-ekintzaren bat egin behar bada, zein diren bakoitzari esleitutako zereginak eta exekuzio-denbora.